In un mondo economico sempre più complesso e altamente competitivo, una delle chiavi per il successo di un’impresa (intendendo con questo termine sia il lavoratore autonomo che le piccole e grandi aziende) è la massima semplificazione del lavoro; semplificare il lavoro, infatti, consente di essere più efficienti e, conseguentemente, permette di risparmiare tempo (che oggi sembra non bastare mai) e denaro.
Oggi è opinione largamente condivisa che la semplificazione del lavoro di un’impresa passi inevitabilmente dalla digitalizzazione aziendale, espressione con la quale si vuol fare riferimento all’adattamento dei diversi processi aziendali alle esigenze che la nostra epoca, la cosiddetta “era digitale”, ci sta imponendo, sia nel mondo del lavoro che in altri settori.
La digitalizzazione aziendale è un tema molto affascinante e al tempo stesso molto complesso perché, come detto, interessa molte di quelle che sono le problematiche aziendali; digitalizzare, infatti, non significa semplicemente fare la scansione di qualche documento per risparmiare spazio in archivio o inviare e-mail al posto di documenti cartacei; è piuttosto un processo a tutto tondo che riguarda la conservazione dei documenti, la fatturazione, la gestione della sicurezza, la formazione e via discorrendo.
Parlando di digitalizzazione aziendale non si può fare a meno di parlare di “cloud computing” o più semplicemente “cloud”; vediamo di cosa si tratta.
Come il cloud può rendere più semplice ed efficiente il lavoro in azienda
In ambito informatico con il termine cloud si fa riferimento alla fornitura di vari servizi quali software, database, server ecc. che sono accessibili attraverso una connessione Internet; un utente, quindi, è in grado di accedere a un software o a dei documenti a prescindere dal luogo dal quale egli si sta connettendo alla Rete.
I software su cloud si contrappongono a quelli on premise; con quest’ultima espressione si fa riferimento a quei software che sono installati fisicamente in un computer, in un server aziendale o in un altro tipo di dispositivo hardware presente in azienda.
Nell’ottica di una sempre maggiore efficienza, le soluzioni in cloud stanno riscuotendo un sempre maggiore apprezzamento da parte di professionisti e imprese piccole e grandi. Per esempio, con i software in cloud Alias Digital è possibile gestire un gran numero di processi aziendali come, per esempio la fatturazione elettronica (con il software Kubik; ricordiamo, per inciso, che la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria a partire dal 2019), la conservazione digitale (con il software DocEasy), la firma elettronica (con il software SiFirma), la formazione aziendale (con i corsi di e-learning) ecc.
La gestione cloud di una tale mole di processi aziendali snellisce e semplifica moltissimo le varie procedure aziendali per tutta una serie di motivi:
- attraverso qualsiasi dispositivo connesso alle Rete (pc, tablet, smartphone), a prescindere dal luogo in cui ci si trovi, è possibile accedere ai software e ai documenti aziendali; non c’è per esempio bisogno di trovarsi fisicamente in azienda per emettere una fattura a un nostro cliente oppure di recarsi nella sede di una compagnia assicurativa per firmare una polizza;
- l’archiviazione non è più un problema; le gestioni cloud permettono un’archiviazione digitale; tutti i documenti si trovano sul cloud, perfettamente ordinati e immediatamente rintracciabili; non è più necessario conservarli fisicamente in azienda in raccoglitori che con il passare del tempo occuperanno sempre più spazio;
- il cloud è un sistema paperless (senza carta); non c’è bisogno di stampare e spedire le fatture o qualsiasi altro tipo di documento; quasi tutto è automaticamente digitalizzato con risparmio di tempo, spazio e denaro;
- la conservazione dei documenti e la sicurezza dei dati sono garantite; i software in cloud sono progettati in modo tale da rispettare le norme di legge riguardo ai tempi di conservazione dei documenti (per esempio, le fatture devono essere conservate per 10 anni); il rischio di perdita di documenti è nullo; inoltre il provider cloud e il Sistema di Interscambio (SDI, garantiscono l’assoluta sicurezza nella gestione dei dati in entrata e in uscita.
