Con il termine “software ERP” (anche chiamato sistema ERP o suite ERP) si intende i sistemi integrati di pianificazione, gestione e organizzazione che elaborano e gestiscono tutte le informazioni più importanti di un’azienda in un unico database centralizzato, al fine di coordinare efficientemente la maggior parte delle attività aziendali. Queste soluzioni software sono l’evoluzione dei primi gestionali risalenti agli anni 70, ovvero i sistemi MRP I (Material Requirements Planning) e MRP II (Manufactoring Resources Planning).
Ad oggi, le soluzioni ERP automatizzano e monitorano il flusso delle informazioni aziendali interne ed esterne, al fine di ottimizzare e integrare questo flusso di dati che intercorre tra tutte le attività aziendali primarie e secondarie.
Attraverso i sistemi ERP, tutte le aree aziendali sono collegate tra loro attraverso un continuo scambio di informazioni.
L’efficienza creata da queste soluzioni permette al Management di qualsiasi azienda di monitorare e gestire al meglio l’attività aziendale attraverso una visione olistica.
MA IN PRATICA, COSA FA UN SISTEMA ERP?
Facciamo un esempio pratico e standard come può essere la gestione di un ordine online, come quello che si fa attraverso la piattaforma di Amazon. Il processo incomincia con l’acquisizione dell’ordine da parte del cliente e il pagamento. Successivamente avverrà la fase di ricerca dell’ordine all’interno del magazzino per poi ultimare la spedizione tramite corriere e consegnare al cliente il prodotto. Tutte queste attività menzionate saranno gestite in luoghi diversi e in tutti questi luoghi dovrà arrivare sempre la stessa informazione (anche se ovviamente, ad ogni reparto interesserà solo una parte delle informazioni ricevute).
Solo un sistema ERP efficiente può garantire un organizzazione così efficace che permetta di svolgere questa attività nel migliore dei modi.
Optare per una soluzione software più semplice come l’utilizzo di sistemi non integrati, può portare invece a costose ripercussioni; prendiamo come esempio, due aree funzionali aziendali dotate di sistemi software non collegati fra loro ed in grado di interagire solo con la propria area di competenza. Supponiamo che i due reparti siano in contatto, ovvero che durante un lasso di tempo indefinito debbano scambiarsi determinate informazioni. Per condividere questi dati l’impiegato di un’area funzionale dovrà stampare i dati relativi al suo reparto e inserirli nel sistema dell’altra area funzionale. Il risultato è che non solo l’impiegato perderà nuovamente del tempo nell’inserire i dati (prima in uscita e poi in entrata) ma il rischio di commettere errori durante questa fase rappresenta un pericolo ben maggiore per l’azienda. Inoltre c’è il rischio che le informazioni da condividere siano di carattere urgente e raramente questo scambio di dati è immediato quindi potrebbe volerci anche troppo tempo prima che i due sistemi interagiscano tra loro. Sarebbe quindi necessario che un’azienda che manifesti queste necessità, contatti una software house esperta al fine di avvalersi di un sistema ERP integrato in modo da poter gestire contemporaneamente ed in maniera efficiente, tutte le aree funzionali dell’azienda.
I vantaggi nell’adottare un software ERP in azienda sono molteplici e da quanto emerso finora, si riassumono affermando che queste soluzioni permettono al Management una visione complessiva del flusso d’impresa grazie alla presenza di un database in cui vengono registrate, elaborate e monitorate tutte le informazioni raccolte.
Mentre qualche anno fa l’adozione di un software ERP interessava solamente le realtà aziendali più grandi e complesse, oggi l’uso di questa tecnologia è sempre più diffuso anche tra le piccole e medie imprese e le software house si sono dovute attrezzare per creare nuove soluzioni software adatte per le PMI.
QUAL E’ IL SUCCESSO DEI SISTEMI ERP?
Per comprendere al meglio il successo delle soluzioni ERP occorre essere consapevoli delle criticità che sono in grado di risolvere e sicuramente la frammentazione e la dispersione delle informazione aziendali caratterizza quella principale. Infatti, la frammentazione dei dati e delle informazioni può causare numerose inefficienze (come la ridondanza dei dati e la difficoltà di connessione e d’interfaccia tra le diverse unità aziendali).
La struttura di un ERP è studiata a dovere dalle software house al fine di assicurare al cliente l’uniformità e la univocità dei dati e delle informazioni che vengono scambiate tra i reparti aziendali eliminando la necessità di recuperare informazioni e dati sparsi tra i vari moduli dell’azienda.
