La situazione in cui si trovano oggi la gran parte delle organizzazioni è quella intermedia tra l’era digitale e quella analogica. Ogni ufficio infatti crea, archivia e possiede numerosi documenti, alcuni in formato digitale, altri in formato cartaceo. Questo ha portato alla nascita di quello che viene definito archivio ibrido, in genere costituito da due entità separate: un server aziendale o alcuni supporti ottici con dati digitali e un archivio tradizionale, ossia un armadio contenente ampi faldoni colmi di documenti cartacei. Le problematiche si verificano sia in fase di produzione ed utilizzo dei documenti correnti, alcuni dei quali arrivano in azienda dall’esterno, sia per quanto riguarda la conservazione dei documenti.
Le problematiche di un archivio ibrido
Le difficoltà date dalla presenza in azienda (o in una PA) di un archivio ibrido nascono nel momento in cui si deve avere a che fare con le due forme di documento, cartacea e digitale. Interfacciare i dati presenti in documenti di natura differente può essere complesso e può causare una importante perdita di tempo e di efficienza per la ricerca di informazioni poste in luoghi diversi e su supporti differenti tra loro. Problemi questi che possono essere superati adottando un corretto sistema di gestione dei dati correnti e di quelli pregressi.
Gestire l’archivio ibrido
Come abbiamo detto, la gestione di un archivio ibrido passa attraverso la definizione di regole e procedure di formazione, gestione e conservazione dei documenti. Si tratta di redigere dei manuali nei quali precisare come deve essere svolta la gestione dei documenti e anche la loro conservazione. Si compie così un primo passo verso la corretta gestione di un archivio ibrido, all’interno del quale tutti i dati archiviati sono di rapido reperimento e si possono interfacciare tra di loro. Nel momento in cui ci si troverà a dover utilizzare documenti digitali e analogici insieme le difficoltà che si presenteranno saranno di certo di minore entità.
Le questioni a livello informatico
Gestire l’archiviazione dei documenti correnti riguarda non solo la loro produzione e l’uso quotidiano, ma anche la conservazione degli stessi.
Secondo la legislazione vigente, anche i documenti creati in formato digitale devono essere conservati nel tempo seguendo alcune precise regole: alcuni possono essere scartati dopo alcuni anni, altri invece devono essere conservati permanentemente. In questo ultimo caso è fondamentale utilizzare formati che non vadano incontro ad una obsolescenza tecnologica, quindi utilizzabili anche negli anni a venire.
Molte aziende oggi si affidano a consulenti esterni per la gestione ottimale di archivi ibridi; ad esempio attraverso il servizio di gestione elettronica dei documenti di Bucap si può ottenere l’aiuto da parte di esperti del settore archivistico ed arrivare alla corretta e funzionale gestione di un archivio ibrido.
